Переход на электронную трудовую книжку в России был официально разрешен с 2020 года, а с 2021 года работник может самостоятельно выбрать, в каком формате (электронном или бумажном) вести свою трудовую книжку. Этот процесс стал возможным благодаря изменениям в законодательстве, в частности, с внесением поправок в Трудовой кодекс РФ.
В случае перехода на электронную трудовую книжку, в записи в бумажной трудовой книжке необходимо указать, что работник сделал такой выбор. Это важный момент для правильного оформления трудовых документов.
Оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку
Если работник решает перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен внести соответствующую запись в трудовую книжку. При этом важно, что такая запись носит уведомительный характер, и она делается только в случае, если работник выбрал электронную трудовую книжку, а сама бумажная трудовая книжка больше не ведется.
Образец записи
Запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку может быть следующей:
- Запись на титульной странице трудовой книжки:
«Согласно уведомлению работника от (дата), выбор работника: переход на электронную трудовую книжку. Сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде.»
После этого работодатель должен удостовериться, что работник письменно подтвердил свое согласие на переход на электронную трудовую книжку. Для этого обычно оформляется заявление от работника, где он выражает свое намерение перейти на электронный формат.
- Запись в основной части трудовой книжки:
Если работник принимает решение о переходе на электронную трудовую книжку, то запись должна быть сделана в том же виде, как и другие записи о трудовой деятельности. Она может выглядеть следующим образом:
«На основании заявления работника от (дата) о переходе на электронную трудовую книжку, с (дата) трудовая книжка ведется в электронном виде. (Должность, подпись работодателя).»
- Примечания:
Важно, чтобы запись о переходе на электронную трудовую книжку сделана не позднее трех рабочих дней с момента подачи соответствующего заявления сотрудником. Такая запись будет служить официальным подтверждением того, что работник выразил желание перейти на электронную форму учета трудовой деятельности.
Как происходит процесс перехода?
- Заявление работника: Работник должен написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Оно может быть оформлено в свободной форме, но обязательно должно содержать информацию о желании перейти на электронный формат.
- Подтверждение работодателем: После получения заявления работник подписывает соответствующее уведомление о том, что его трудовая книжка будет вестись в электронном виде. Работодатель также делает запись в трудовой книжке и отправляет уведомление в Пенсионный фонд России.
- Уведомление в ПФР: Работодатель обязан отправить сведения о переходе на электронную трудовую книжку в Пенсионный фонд. Работник должен быть уведомлен о том, что данные будут храниться в электронном виде.
- Изменения в учете: С этого момента все записи о трудовой деятельности работника будут фиксироваться в электронном виде в личном кабинете на портале «Госуслуги». Работник сможет получать выписки из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на «Госуслугах» или в Пенсионном фонде.
Особенности перехода
- Если сотрудник не желает переходить на электронную трудовую книжку: В таком случае работник продолжает использовать бумажную трудовую книжку, и записи в ней продолжают вноситься как обычно.
- Если работник уволен: При увольнении работодатель обязан предоставить работнику трудовую книжку с актуальными записями. Если работник выбрал электронную трудовую книжку, это будет указано в соответствующем разделе документа.
- Если работник решает вернуться к бумажной трудовой книжке: Это возможно, если работник изменит свое решение и подаст письменное заявление работодателю о переходе обратно на бумажную трудовую книжку. В таком случае работодатель снова будет вносить записи в бумажный формат.
Оформление заявления работника
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку также должно быть оформлено в определенном виде, и хотя для этого не требуется использование строго установленной формы, рекомендуется использовать следующую структуру:
Образец заявления:
«Я, (Ф.И.О.), прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат с (дата). Настоящим подтверждаю, что осведомлен о том, что все записи о моей трудовой деятельности будут храниться в электронном виде, и в случае необходимости, я смогу получить выписки из электронной трудовой книжки через портал Госуслуги. Согласен(на) на перевод трудовой книжки в электронный формат и отказ от ведения бумажной трудовой книжки.»
Дата, подпись работника.
Заявление должно быть подписано работником и передано работодателю. Важно помнить, что если работник не заявляет об этом, трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде.
Дополнительные моменты
- Электронные трудовые книжки и их безопасность: Все сведения о трудовой деятельности в электронной трудовой книжке хранятся в защищенном виде и имеют юридическую силу. Они могут быть использованы для подтверждения трудового стажа, получения пенсии и других социальных выплат.
- Обновления и выписки: Электронная трудовая книжка позволяет работнику в любое время получить актуальную информацию о своем трудовом стаже. Система позволяет избежать ошибок и потерь данных, которые могут возникнуть при использовании бумажного носителя.
- Гарантии для работников: Законодательство России гарантирует, что переход на электронную трудовую книжку не ухудшает прав работников. Все записи в электронном формате имеют такую же юридическую силу, как и записи в бумажных книгах. Работник имеет право получить выписку о своей трудовой деятельности на любом этапе, а также восстановить утерянные данные.
- Преимущества: Один из ключевых плюсов электронных трудовых книжек заключается в простоте и удобстве получения данных о трудовой деятельности, а также в упрощении процесса оформления трудовых документов.
Переход на электронную трудовую книжку — это важное новшество, которое упрощает процесс учета трудовой деятельности и повышает прозрачность всех данных о трудовом стаже.
